Zunächst ist festzuhalten, dass grundsätzlich nur solche Betriebskosten umlagefähig sind, also dem Mieter auferlegt werden dürfen, die in § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgelistet sind. Nicht umlagefähig sind demnach alle anderen Kosten. Dies ist dem Umstand geschuldet, dass die weiteren Kosten in der Regel im Rahmen der monatlichen Miete bereits erfasst sind, bzw. die Miete vom Vermieter so angesetzt werden sollte, dass diese Kosten gedeckt sind.
Unter nicht umlagefähige Kosten fallen somit auch die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (mit Ausnahme der Regelungen über Schönheits- und Kleinreparaturen). Ferner ist bei der Abrechnung das Wirtschaftlichkeitsgebot aus § 556 Abs. 3 S. 1 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) zu beachten, denn unwirtschaftliche Kosten sind nicht umlagefähig.
Jens Schulte-Bromby