Thema: Einführung der elektronischen Präsenzbeurkundung: Ein Schritt in die digitale Zukunft

Am 22. Mai 2024 hat das Bundesministerium der Justiz (BMJ) den Entwurf eines Gesetzes zur Einführung der elektronischen Präsenzbeurkundung beschlossen. Ziel dieses Gesetzes ist es, die elektronische Errichtung öffentlicher Urkunden voranzutreiben und damit den Weg in die digitale Zukunft zu ebnen.

Der Status Quo und die Notwendigkeit der Reform

Aktuell werden öffentliche Urkunden meist noch auf Papier erstellt. Elektronische Beurkundungen sind bislang nur in begrenztem Umfang möglich, etwa für Videokommunikationsbeurkundungen oder einfache elektronische Zeugnisse. Mit dem neuen Gesetzesentwurf des BMJ soll sich dies grundlegend ändern, um die Vorteile der Digitalisierung umfassend zu nutzen.

Minimierung von Medientransfers

Der Gesetzesentwurf knüpft an die bestehende Rechtslage an, nach der notarielle Urkunden seit 2022 auch elektronisch im „Elektronischen Urkundenarchiv“ der Bundesnotarkammer verwahrt werden müssen. Dieses Verfahren, zertifiziert vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), ist jedoch zeitaufwendig und personalintensiv. Der neue Entwurf zielt darauf ab, diese aufwendigen Medientransfers zu minimieren und somit Ressourcen zu sparen.

Vereinfachung der Kommunikation

Ein wesentliches Ziel des Gesetzentwurfs ist die Vereinfachung der Kommunikation zwischen Notaren, Gerichten und Behörden. Durch die Einführung elektronischer Beurkundungen sollen Anmeldungen für diverse Register, wie Handels- und Gesellschaftsregister, effizienter und weniger personalintensiv werden.

Kernstück der Reform: Elektronische Niederschriften

Zentraler Bestandteil des Referentenentwurfs ist die Einführung der elektronischen Niederschrift zur Beurkundung von Willenserklärungen in Anwesenheit der Beurkundungsperson. Diese Niederschriften sollen künftig entweder durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder durch eigenhändige Unterschrift auf einem elektronischen Hilfsmittel, wie einem Unterschriftenpad oder Touchscreen, genehmigt werden. Die Beurkundungsperson muss die Niederschrift ebenfalls elektronisch signieren, wodurch sie als öffentliches elektronisches Dokument Beweiskraft erlangt.

Erweiterter Geltungsbereich

Der Entwurf erweitert auch den Geltungsbereich auf andere Beurkundungen, wie die von Tatsachen oder Vorgängen. Elektronische Dokumente mit notariell beglaubigten elektronischen Unterschriften sollen als öffentlich beglaubigte Erklärungen gelten.

Entscheidung über die Beurkundungsform

Künftig soll die Entscheidung, ob eine Urkunde papierförmig oder elektronisch erstellt wird, bei der Beurkundungsstelle bzw. den Notaren liegen. Die Beteiligten haben nur in bestimmten Fällen ein Recht auf eine Papierurkunde, etwa wenn eine Vollmacht in Schriftform benötigt wird oder die Urkunden im Ausland verwendet werden sollen.

Niedrigschwelliges Signatursystem

Die Bundesnotarkammer wird verpflichtet, ein Signatursystem für die elektronische Signatur bereitzustellen, um sicherzustellen, dass Notaren die nötige IT-Ausstattung flächendeckend und zeitnah zur Verfügung steht.

Finanzieller Aufwand und Einsparungen

Das BMJ geht davon aus, dass die Einführung der elektronischen Beurkundung trotz des anfänglichen Aufwands durch die langfristigen Einsparungen bei Zeit und Personal mehr als kompensiert wird. Der Wegfall der Medientransfers wird den personellen Aufwand erheblich reduzieren.

Beitrag zur Digitalisierung

Schließlich soll das neue Gesetz den Beitrag des elektronischen Urkundenarchivs zur Digitalisierung von Justiz (E-Justiz) und Verwaltung (E-Government) vertiefen. Es unterstützt die flächendeckende Umstellung auf die elektronische Aktenführung in gerichtlichen Verfahren, die ab dem 1. Januar 2026 verpflichtend sein wird.

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